Adjointe administrative

Superviseur hiérarchique : Directrice générale

Mandat principal de ce poste : assurer un soutien administratif à la direction générale ainsi qu’aux superviseurs des différents départements.

Description des tâches

  • Répondre au téléphone et aux demandes par courriel et les acheminer aux bons départements;
  • Vérifier et comptabiliser les caisses journalières ainsi que de mettre à jour le fichier Excel;
  • Rédiger et produire les documents administratifs (procès-verbaux, index des procès-verbaux, rapports annuels, procédures, affiches, etc.);
  • Tenir à jour et classer les divers documents administratifs (livre des procès-verbaux, fiches d’employés, etc.);
  • Tenir à jour les différentes statistiques de l’organisme;
  • Compléter les différents formulaires de subventions et en assurer le suivi;
  • Effectuer la tenue de livres selon une comptabilité d’exercice (clients, fournisseurs, conciliations bancaires, écritures de fin de mois et de fin d’année, etc.);
  • Émettre la paie en respectant les différentes lois applicables (LNT, CSST, ARC, Revenu Québec);
  • Assurer le suivi de la banque de congés maladie, de temps, etc;
  • Produire mensuellement les rapports des déductions à la source fédérales et provinciales;
  • Préparer les remises mensuelles du RVER;
  • Produire bi-annuellement les rapports de TPS et de TVQ;
  • Établir et transmettre les relevés d’emploi et de demandes de remboursement à la CSST;
  • Préparer, vérifier et émettre les T4, Relevé 1 ainsi que les sommaires fédéral et provincial;
  • Effectuer hebdomadairement les sauvegardes du système informatique de l’administration;
  • Dresser la liste d’achats de matériel et de fournitures de bureau ou autres et la soumettre à la direction générale et en vérifier la conformité;
  • Assurer le renouvellement des fournitures pour l’équipement informatique et autres;
  • Collaborer avec la firme comptable externe et leur fournir les documents demandés;
  • Apporter aide et soutien aux différents départements de l’organisme;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat.

Exigences

  • Formation académique DEP OU DEC en secrétariat, administration ou comptabilité.
  • Expérience en tenue de livres.
  • Bonne maîtrise du français.
  • Connaissance du logiciel comptable Sage et de la suite MS Office.
  • Savoir faire preuve de discrétion.
  • Sens de l’organisation, facilité d’adaptation et débrouillardise sont nécessaires.
  • Capacité à travailler sous pression.

Envoyez votre CV à : pgervais@groupeorpair.com

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